(1)清洁机器外壳时，应切断电源，用软布沾上中性清洗剂轻擦，切勿让溶液进入机器内部。不可使用漂白粉、汽油或稀释液清洗。
(2)不可放人湿纸、胶纸、碳纸、塑胶袋、衣服，以及书针、大头针、曲别针等金属物品。
(3)有些碎纸机需要在切割装置上油以减少磨损，清除积在刀刃里的灰尘，纸满后应及时清除，保证正常运行。
(4)避免在极限容量下长时间使用，尽量避免连续使用时间超过15 in，并且避免纸张容量超过最高限制量。碎纸张数小于最大碎纸量，减少塞纸将会延长碎纸机寿命。
2.碎纸机的常见故障
由于机头内有锐利滚刀，出现故障后应由专业维修人员处理，否则可能被滚刀割伤。日常办公中容易出一些小问题，可以自行解决。
(1)碎纸机卡纸。一次放人纸张过多就会卡纸，一般只要清理干净碎纸口即可。当碎纸张数少，但机器仍卡纸时，检查碎纸箱是否已过满。
(2)噪声过大。检查碎纸机是否水平放置。